Planificación financiera y Gestión de Presupuestos con Oracle PBCS

La elaboración del presupuesto de la empresa así como la planificación financiera es un proceso largo y complejo que implica a todos los departamentos de la organización.

Problemas como la falta de consolidación de los datos, donde las cifras de los diferentes departamentos o sucursales no siguen un mismo orden o una estructura similar, son muy complejos de gestionar.

Los gigantescos libros/hojas de Excel, nada cómodas de manejar con sus interminables versiones (v1.0, 1.1, 1.1.2…), dificultan sobremanera la trazabilidad del proceso.

Las diferentes versiones del programa utilizado para guardar el documento (p. ej. Excel 2010, 2013, 2016…) hacen imposible leer o editar los documentos entregados, ralentizando el trabajo del departamento financiero, siendo además una fuente potencial de problemas y errores.

Todos estos problemas alcanzan su punto máximo cuando la empresa está internacionalizada y utiliza diferentes divisas, haciendo que la consolidación y la trazabilidad de los datos, sea un quebradero de cabeza, no sólo entre departamentos, sino también entre sucursales o empresas del grupo.

Gestionar correctamente un gran volumen de datos es esencial para hacer un reparto eficiente de los recursos. Para ello, es necesario utilizar una herramienta que ordene, unifique y consolide los datos de las distintas entidades (departamentos, sucursales, empresas del grupo y divisas) evitando de esta manera datos duplicados o erróneos.

Asimismo, es necesario un análisis de la información sencillo que permita un acceso ágil a la información utilizada, permitiendo así acelerar todo este proceso.

¿Qué es PBCS?

Oracle Planning and Budgeting Cloud Service (Oracle PBCS) es una potente herramienta transversal que integra de forma ágil a todos los departamentos, filiales y sucursales de la empresa, en los procesos de planificación y presupuestación, permitiendo realizar su seguimiento y control mediante la definición de KPIs y Cuadros de Mando personalizados que facilitan el trabajo a los usuarios.

Creación de presupuestos

Oracle PBCS consolida y unifica los datos, tanto los introducidos desde el ERP (con procesos automatizados) como los introducidos de forma manual en la propia herramienta, facilitando el trabajo al departamento financiero y control de gestión, minimizando problemas y errores. Oracle PBCS le permitirá agilizar los procesos de planificación financiera y de creación del presupuesto, así como el seguimiento y control del mismo.

Estas acciones se llevan a cabo mediante la creación de formularios donde el usuario puede crear, controlar y gestionar dichos presupuestos.

Estos formularios se componen de distintas dimensiones (departamentos, cuentas, periodos, etc…) que permitirán organizar  los datos dentro del propio formulario.

 

Dimensiones formulario 1 Dimensiones formulario 2
Ejemplo de dimensiones en un formulario
   
Formulario
Vista de un formulario en la herramienta

 

Mediante reglas de validación y campos calculados en las distintas filas y columnas, el usuario define los esquemas presupuestarios más convenientes para la estructura corporativa, insertando los elementos de control que estime necesarios. Además, la herramienta permite utilizar “listas inteligentes”, menús desplegables donde el usuario puede introducir valores predefinidos.

 

Utilidades formulario

Ejemplos de las utilidades mencionadas

 

Oracle PBCS también permite al usuario trabajar desde Excel a través de su extensión Smart View, desde donde podrá editar y visualizar los datos de las dimensiones y de los formularios creados, dándole la opción de trabajar en un entorno ya conocido.

 Smart View

Oracle PBCS Smart View en Excel

 

 

Control de Gestión

Oracle PBCS permite la creación de KPIs y cuadros de mando basados en los formularios creados.

La herramienta permite visualizar la información de dichos formularios a través de tablas o gráficos de manera que el usuario obtenga una visión global de un solo vistazo.

 

 Cuadro de mando 1 Cuadro de mando 2 
Cuadros de mando a partir de formularios

 

 

 

 

Acceso a los formularios (Seguridad)

La seguridad es esencial en este tipo de herramientas al trabajar con información sensible para la empresa.

Oracle PBCS permite controlar el acceso a formularios, informes, reglas, paneles, etc… mediante la asignación de permisos, bien sea a nivel de usuario o en función de roles.

 

Campos usuarios 1 Campos usuarios 2

Comparación de campos visibles por diferentes usuarios

   

 

 

Asignacion acceso usuarios Asignacion permiso usuarios
Asignación de accesos a usuarios Asignación de permisos a usuarios