Gestión de gastos de empleados con aplicaciones móviles: un caso práctico con JD Edwards

Una problemática común a todas las empresas es la gestión de los gastos de trabajadores que desempeñan su labor fuera de la propia empresa. Personal de mantenimiento, alta dirección y sobre todo fuerza de ventas suelen incurrir en gastos imputables directamente al desempeño de su actividad que tienen que ser reportados, gestionados y contabilizados correctamente.

Las empresas han venido hasta ahora gestionando este asunto de manera diversas: presentación de tickets, partes, introducción de gastos en la aplicación de gestión de la empresa y un largo etc… El reportar gastos es una tarea que administrativa que resta tiempo productivo a los empleados y que por lo general suele considerarse como tediosa, cuando no un estorbo. Los empleados que trabajan sobre el terreno suele ser gente de acción, poco amiga de rellenar papeles y reportar gastos.

Por tanto cualquier solución que facilite y reduzca toda la carga de trabajo y recursos necesarios para la gestión de los gastos de empleados no solamente mejorará de forma directa la productividad sino que además logrará una mayor satisfacción entre los trabajadores de la empresa ya que hará mucho más agradable su trabajo.

Las solución aportada por JD Edwards EnterpriseOne

Gracias a las aplicaciones móviles orientadas a roles de usuario, JD Edwards EnterpriseOne facilita las labores de reporting de gastos por parte de los empleados así como la aprobación de los mismos por parte de supervisores. Todo ello tanto en tablet como con smartphone.

Al estar orientadas a tareas, dispositivos y roles de usuarios, las aplicaciones móviles de JD Edwards EnterpriseOne ofrecen interfaces de usuarios sencillas e intuitivas que facilitan enormemente la ejecución de las tareas por parte de los usuarios. Utilizan los elementos más comunes y efectivos de navegación con lo que se consigue una experiencia de usuario mucho más dinámica sin necesidad de entrenamiento para utilizar la solución.

Introducción de gastos por parte del usuario

JD Edwards EnterpriseOne dispone de aplicaciones tanto en móvil como en tablet para la introducción de gastos. Permitiendo a los empleados introducir, revisar, editar y enviar informes de gastos cuando están fuera de la oficina. Los responsables también pueden utilizar la aplicación para consultar las notas pendientes de reportar por parte de los empleados.

  • Introducción de notas de gastos.
  • Introducir resúmenes de tickets de gastos
  • Dividir tickets de gastos por coste del trabajo, unidad de negocio u orden de trabajo
  • Añadir operaciones realizadas con la tarjeta de la empresa.
  • Adjuntar fotos de recibos y otros documentos a la nota de gastos
  • Introducir notas de gastos que incluyen varias divisas
  • Revisar, editar y enviar notas de gastos que están actualmente en modo edición.
  • Buscar para revisar notas de gastos antiguas
  • Revisar notas de gasto de empleados a cargo:

A continuación podéis encontrar un par de videos donde se ilustra el funcionamiento de las aplicaciones para tablets y smartphone:

https://www.youtube.com/watch?v=X7opsXsZfzc&feature=youtu.be

https://www.youtube.com/watch?v=r1ktS8qs6Sc&feature=youtu.be

 

Aprobación de notas de gasto por parte de los supervisores

La aprobación de gastos por parte de los supervisores es una parte más del proceso de gestión de gastos de empleados en la empresa. Por suerte JD Edwards también ofrece la posibilidad de que los supervisores puedan revisar fácilmente las notas de gastos de sus empleados a cargo desde su tablet de una forma sencilla, rápida e intuitiva..

JD Edwards EnterpriseOne Expense Approval Mobile Tablet permite a los supervisores revisar, aprobar o rechazar las notas de gastos remitidas por empleados a su cargos. Los detalles de cada nota de gasto están disponibles para ser revisados así como las fotos y notas asociadas.

A continuación os dejamos un video donde se explica el funcionamiento de la aplicación.:

https://www.youtube.com/watch?v=ZX-smfJmNK8&feature=youtu.be