Proyectos de inteligencia de negocios

Aunque cada proyecto de inteligencia de negocios es único y tiene sus particularidades, podemos definir algunas fases o etapas que suelen ser comunes a casi todos.

El objetivo de un proyecto de inteligencia de negocios es dotar a la empresa de los medios necesarios para que obtenga la información precisa para la toma de decisiones. La idea es que cualquier responsable de la empresa pueda disponer de información relevente y actualizada antes de tomar cualquier decisión importante para la empresa. Este objetivo puede implicar a diferentes niveles de la empresa, desde el operativo hasta el estratégico.

Para garantizar que el proyecto llegue a buen puerto, podemos estructurarlo en distintas fases, cada una con sus objetivos y procedimientos, como las que se detallan a continuación.

1. Fase de análisis

Esta fase consiste en realizar un análisis de las necesidades actuales y futuras. Esta es una parte clave del proyecto. Si no identificamos correctamente las necesidades, difícilmente podremos satisfacerlas. Todos los fallos cometidos durante esta fase son los más costosos de rectificar, ya que las correcciones también tendrían que aplicarse sobre fases posteriores, que ya se hayan completado.

En la fase de análisis tenemos que ser capaces de dar respuesta a dos preguntas básicas: ¿qué información necesitamos para desempeñar nuestro actual trabajo? y ¿qué información nos gustaría tener para poder hacer mejor nuestro trabajo?

2. Definición del model de datos

Una vez establecidos los objetivos específicos del proyecto, lo siguiente es definir el model de datos. El model de datos es una representación conceptual de las magnitudes que se manejan en la empresa y las relaciones que hay entre estas. El mayor esfuerzo en esta fase es conseguir establecer un consenso acerca de lo que representa cada magnitud.

Por ejemplo, todas las empresas tienen una cifra de ventas mensuales, pero dentro de los distintos departamentos  puede haber nociones diferentes acerca del significado de este concepto.  Para el departamento comercial las ventas pueden ser la suma de todos los pedidos generados, pero para el departamento financiero serán el montante de las facturas emitidas para ese mes y así consecutivamente.

La misión del equipo del proyecto es clarificar estas discrepancias, eliminando y añadiendo categorías hasta conseguir un model de datos homogéneo y claro que sea capaz de dar cabida a todas las necesidades de la empresa.

3. Diseño e implantación de la infraestructura

El siguiente paso es diseñar y construir la infraestructura lógica que dará cabida a ese model de datos. La estructura ha de asegurar la integridad de los datos y permitir un acceso rápido a los mismos. La información que no está disponible en el momento necesario, carece de utilidad. Lo lógico es que el siguiente paso sea la elección del software y del hardware.

Aunque en la mayoría de los proyectos el software viene ya elegido de antemano y suele estar ligado a la experiencia del implantador con una u otra herramienta. Esta es una fase puramente técnica, donde la rapidez y eficiencia con la que se despliega el model, vienen determinados por la pericia del  implantador.. 

4. Realización de la capa de presentación

La siguiente fase consiste en la realización de la capa de presentación o de los informes, cuadros de mandos y otros elementos de visualización a través de los cuales los usuarios accederán a la información. Cuando la información está bien presentada y el formato de los reports ofrecido tiene un buen diseño, los usuarios son capaces de interpretar la información con mucha más facilidad, eficiencia y con un menor número de errores. El principal problema en esta fase es que no se suele invertir mucho tiempo  y es aquí donde fallan la gran mayoría de los proyectos.

A veces un trabajo técnico perfectamente ejecutado, que totalmente desmerecido por una pobre presentación de los datos. Esta es una tarea que debería recaer en personal experto en diseño e infografías y esto es algo que nunca se ve en proyecto de Inteligencia de Negocios..

5. Arranque del sistema, formación y soporte

Por último hay que formar los usuarios del sistema en el manejo del mismo. El equipo encargado de esta tarea ha de tener una capacidad fluida de comunicación además de un profundo conocimiento de la solución. Una vez arrancada la solución es necesario dar un soporte durante la primera fase de producción en real, hasta que el sistema quede estabilizado..