• gestión documental

¿Qué costes tiene la gestión documental?

Al igual que en cualquier proyecto hay que diferenciar claramente dos conceptos, el coste de implantación y el coste total de propiedad. El coste de implantación comprende todos los gastos, inversiones o tiempo dedicado desde el momento en que se reconoce la necesidad de implantar o renovar la solución en uso.  Aunque a priori pueda parecer un concepto difuso, casi siempre supone una parte importante del coste  total de una solución. Para minimizarlo es necesaria una buena predisposición por parte del personal de la empresa a la nueva solución y una buena capacidad de gestión del cambio por parte de los implantadores

El coste total de propiedad,  es un concepto más amplio, que abarca toda la vida la útil del sistema, incluyendo  los gastos necesarios para su mantenimiento, actualización y ampliación.

Básicamente tienen dos tipos de coste humanos y materiales. El coste humano se refiere al tiempo que tiene que dedicar el personal de la empresa y que generalmente suele "robarse" a otro tipo de actividades. Los costes materiales pueden ser desglosados en los siguientes:

  • Licencias de software: Generalmente los costes de las licencias son una parte limitada del coste de un proyecto de gestión documental. Si que es necesario reseñar que cuando se quiere dotar a la empresa de una funcionalidad más completa como el escaneo y reconocimiento automático de documentos suele implicar el adquirir software adicional de terceros, como pueden ser los paquetes OCR para reconocimiento de texto.
  • Costes de Infraestrúctura: El hardware, las redes, los costes de comunicación y todo el equipamiento necesario para que el sistema pueda funcionar se incluyen en este apartado.
  • Coste de mantenimiento: Todos los gastos imputables a la compra de productos o a servicios tanto internos como externos que tengan como objetivo mantener la operatividad del sistema una vez que se este ha sido desplegado. Aunque este coste suele ser ignorado en el momento del proyecto, a largo plazo puede suponer más del 30% del coste total de propiedad. Por tanto el optar por una solución  que a priori exige un desembolso menor, puede acabar fácilmente siendo la opción más cara.
  • Costes de formación: Servicios y materiales necesarios para formar al personal de la empresa en el uso del sistema.  Generalmente este apartado sólo se da en el momento de la implantación del sistema y a la  entrada de nuevos empleados, aunque dada la capacidad que la formación tienen para aumentar la productividad de los empleados, lo aconsejable es que estas prácticas se lleven a cabo de manera continuada.