• gestión documental

¿En que consiste un proyecto de gestión documental?

Para poder hacer una correcta implantación de un sistema de gestión documental es necesario hacer una correcta identificación de las necesidades. Algunos aspectos interesantes a determinar son:

  • Tipos de documentos que circulan en la empresa y que niveles de jerarquía existen entre ellos.
  • Grado de digitalización que se desea lograr
  • Determinar si se van a utilizar tecnologías de reconocimiento automático de texto en el proceso
  • Identificar cual es el volumén de los distintos tipos de documentos que se manejan en la empresa y como son utilizados por cada tipo de usuario.

También es importante hacer un pequeño estudio de la terminología utilizada en la empresa para facilitar a posteriori la búsqueda de documentos dentro del sistema. El estudio de necesidades no solamente debe centrarse en las actuales, sino también hacer una estimación (en la medida de lo posible) de las futuras, tanto a nivel de complejidad como de volumen. En cualquier caso, cuando se optan por soluciones fácilmente escalables, un potencial aumento en el volumen de documentos a gestionar no debería de ser un problema, si destinan los medios adecuados.

Una vez determinadas las necesidades, es necesario elegir la herramienta o producto que servirá de soporte al sistema de gestión documental, en base a esto y al volumen y la complejidad del sistema, se determinará la infraestructura necesaria (hardware y software adicional básicamente) para poder poner en marcha el sistema.

Una vez implantado, solo queda realizar las pruebas y la formación a los usuarios, además de llevar a cabo servicios de soporte para garantizar la operatividad del mismo. El manejo de este tipo de herramientas suele ser bastante sencillo, por lo que los gasto de formnación no suelen ser muy abultados.